Kyreos para escolas
Na maioria das escolas, a matrícula nasce em uma conversa de WhatsApp e morre ali mesmo: a família pergunta, ninguém responde na hora e o interesse esfria. A Kyreos coloca um chatbot na frente do atendimento, organiza secretaria, coordenação e comercial no mesmo número e mantém cada família com histórico, etiqueta e próximo passo no funil de matrícula.
Plataforma de atendimento, CRM de matrículas e cadastro de alunos para escolas de idiomas, cursos livres e técnicos, reforço escolar, música e arte.
Fluxo no WhatsApp: a família escolhe a turma, agenda a aula experimental e a secretaria recebe o contexto
Cadastro de alunos
O cadastro de alunos do nicho Escolas fica dentro da plataforma de atendimento, ao lado das conversas, e passa a ser a base da gestão de matrículas da escola. A secretaria consulta a ficha durante o atendimento, atualiza o status da matrícula e usa etiquetas para não perder o follow-up.
Nome, data de nascimento, série ou nível e observações da equipe na mesma ficha, sem informação espalhada em outro sistema.
Curso, turma e turno ficam registrados no aluno, então localizar quem está na turma da noite ou no nível intermediário leva um clique.
Lead, aula experimental, matrícula ativa, trancada ou cancelada, com a data de matrícula para a coordenação acompanhar a entrada de alunos.
Filtrar por curso, turma, turno ou status e marcar situações como aula experimental, rematrícula pendente e turma da manhã.
Ana Prado
Ficha do aluno · atualizada no atendimento
Histórico de atendimento: conversa de 12/09 com a família, aula experimental marcada para quinta às 19h.
Exemplo de ficha, com os campos do cadastro de alunos do nicho Escolas.
O que trava a matrícula
Nenhuma dessas dores vem de atendimento ruim. Elas vêm de processo: quem responde, em quanto tempo, com qual registro e com qual próximo passo combinado.
A família pede informação no WhatsApp, a resposta sai horas depois e o interesse já passou para a escola seguinte.
Secretaria, coordenação e comercial no mesmo número, sem registro de quem atendeu, o que ficou combinado e o que ainda espera resposta.
Agendar a visita ou a aula experimental depende de alguém olhar a agenda, responder e torcer para ninguém esquecer o horário.
Sem etiqueta e sem follow-up, a escola não sabe quem parou de aparecer nem quem está no período de renovação.
Recursos para escolas
Recursos conectados para responder à família na hora, organizar a secretaria e acompanhar cada matrícula até o fim.
Secretaria, coordenação e comercial trabalham no mesmo WhatsApp com departamentos, filas e permissões. Cada conversa tem responsável e status, em vez de morar no celular de uma pessoa.
Funil em Kanban para acompanhar lead, contato feito, visita, aula experimental e matrícula. Etiquetas para segmentar e follow-up para não deixar família esperando.
O bot recebe a mensagem, identifica curso, turno, nível e interesse, responde as dúvidas repetidas e transfere para a secretaria com o contexto da conversa.
Aula experimental, visita à escola e reposição entram na agenda e no Google Calendar, com confirmação na conversa e lembrete automático para a família.
Chatbot no WhatsApp
Boa parte das mensagens é a mesma pergunta: quanto custa, tem turma à noite, aceita aluno nesse nível, tem vaga para essa idade. O chatbot responde isso na hora, marca a aula experimental na agenda real e deixa para a secretaria o que precisa de conversa.
Sistema para escolas com WhatsAppCurso, turno, nível e idade viram informação organizada. O bot responde as dúvidas frequentes e identifica o que a família procura antes de transferir para alguém.
Em vez de prometer um horário, o bot consulta a agenda da escola e mostra os horários livres para a aula experimental ou a visita, com a turma e o responsável.
A visita entra na agenda e no Google Calendar, a confirmação volta para a conversa e o lembrete automático reduz o esquecimento que hoje vira sala vazia.
Negociação, caso de aluno com necessidade específica, rematrícula ou reclamação: a conversa vai para a pessoa certa, com o histórico e o funil atualizado.
Operação organizada
Cada conversa entra na plataforma com canal, contato e curso de interesse. O bot resolve o repetitivo, a equipe assume o que exige decisão e a coordenação acompanha tempo de resposta, volume por departamento e evolução do funil de matrícula.
Guia rápido
Sistema para escolas não é só uma caixa de entrada de WhatsApp: é onde a matrícula é acompanhada e o histórico do aluno é construído. Estes pontos pesam mais na escolha.
Sem funil, cada atendente trabalha de um jeito e a direção não sabe quantos leads chegaram, quantas visitas aconteceram e quantas matrículas saíram. Com etapas e etiquetas, o CRM mostra onde a família parou e qual é o próximo passo.
A dúvida da família é quase sempre a mesma: nível, turma, turno e valor. Um chatbot treinado no seu catálogo responde de imediato, apoia o nivelamento, oferece a aula experimental e transfere para a coordenação quando o caso pede conversa.
Dados do aluno, curso, turma, turno, status da matrícula e etiquetas em um só lugar, ao lado das conversas. A secretaria para de procurar em três arquivos diferentes a informação que a família está pedindo naquele momento.
Dúvidas frequentes
Reúne o WhatsApp da secretaria, da coordenação e do comercial em uma plataforma com chatbot de triagem, funil de matrícula no CRM, agenda de aula experimental e cadastro de alunos. A família recebe resposta rápida e a escola passa a enxergar quantos leads chegaram e em que etapa cada um está.
Sim. A mesma plataforma atende escolas de idiomas, cursos livres e técnicos, escolas de música e arte, reforço escolar e escolas particulares de porte pequeno e médio. O que muda é o catálogo de cursos, o texto do chatbot e as etapas do funil de matrícula.
Não. A escola conecta o número que já usa, por QR Code. As famílias continuam falando no mesmo contato, e a diferença é que a conversa passa a ficar na plataforma, com responsável, status e histórico.
Sim. O bot consulta a agenda, mostra os horários livres para a aula experimental ou a visita, confirma o agendamento na conversa e programa o lembrete automático para a família.
A ficha do aluno guarda dados do aluno, curso, turma, turno, status da matrícula e etiquetas, com o histórico de atendimento ao lado. A secretaria consulta a ficha durante a conversa e usa os filtros para localizar quem está em cada curso, turma ou situação.
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