Fila invisível na secretaria
Quando o movimento aperta, a mensagem mais antiga fica embaixo e ninguém sabe qual família está esperando há mais tempo.
Sistema para escolas
Sistema para escolas com WhatsApp organizado para a secretaria inteira atender
Secretaria, coordenação e comercial dividem o mesmo número e a conta não fecha: mensagem sem dono, resposta fora de hora e nenhuma visão de quantos leads viraram matrícula. A Kyreos transforma esse número em uma central de atendimento, com filas por departamento, tempo de resposta monitorado e histórico da família em cada conversa.
Atendimento, agenda, ligações e relatórios para escolas de idiomas, cursos livres, reforço, música e arte.
- Departamentos e filas para secretaria, coordenação e comercial
- SLA de primeira resposta com painel ao vivo
- Agenda de aula experimental e visita espelhada no Google Calendar
- Relatórios de volume, tempo de resposta e funil de matrícula
Painel de atendimento com filas por departamento e tempo de primeira resposta
O que trava a matrícula
Quando o WhatsApp vira o gargalo da escola
O canal é o certo: é onde a família já fala com a escola. O que falta é processo, indicador e um lugar único para o time trabalhar.
Direção sem indicador
Sem relatório, a coordenação descobre o problema quando a turma não fecha, e não no dia em que o lead chegou.
Resposta que depende do horário
A família pesquisa curso à noite e no fim de semana, justamente quando a secretaria está fechada.
Assunto que pede voz
Alguns casos pedem ligação, e o telefone da escola não tem o histórico da conversa que começou no WhatsApp.
Recursos de operação
A escola inteira atendendo com o mesmo padrão
Recursos conectados para responder à família na hora, organizar a secretaria e acompanhar cada matrícula até o fim.
Atendimento em equipe com filas
Departamentos para secretaria, coordenação e comercial, com distribuição de conversas e permissões por equipe. Cada pessoa enxerga o que é do seu escopo.
SLA e painel de atendimento
Tempo de primeira resposta monitorado em tempo real, com alerta de atendimento estourado e visão de pendentes, em andamento e volume por departamento.
Agenda conectada ao Google Calendar
Aula experimental, visita, reposição e retorno na mesma agenda, espelhados no Google Calendar da escola sem trabalho manual.
Ligação pelo WhatsApp com histórico
Quando a conversa pede voz, a ligação sai pela própria plataforma e fica registrada no atendimento, com o contexto da família na tela.
Chatbot no WhatsApp
O chatbot abre caminho e a equipe resolve o que importa
O bot absorve o volume e entrega a conversa qualificada para o departamento certo. A secretaria deixa de responder a mesma pergunta de nível e turno e passa a negociar, agendar e acompanhar.
Sistema para escolas e CRM de matrículas- 01
Triagem antes de chegar na secretaria
O bot pergunta curso, turno, nível e idade, responde as dúvidas frequentes e só transfere quando a conversa precisa de uma pessoa.
- 02
Distribuição para o departamento certo
Matrícula, rematrícula, financeiro da escola e coordenação pedagógica recebem a conversa no departamento correspondente, com histórico completo.
- 03
Primeira resposta dentro do prazo
Com o SLA configurado, a fila mostra quem está esperando há mais tempo e o painel sinaliza o atendimento que passou do tempo combinado.
- 04
Indicador para a direção
Relatórios de volume, tempo de resposta e evolução dos atendimentos por período, para decidir com número em vez de impressão.
Operação organizada
Do primeiro contato ao relatório da direção
Cada atendimento nasce no WhatsApp e segue um caminho com dono, prazo e registro. A coordenação acompanha onde estão as famílias e a direção vê o resultado em números.
- 01A conversa entra na fila do departamento responsável
- 02O responsável assume e o SLA começa a contar
- 03Aula experimental e visita entram na agenda com lembrete
- 04O relatório mostra volume, prazo e conversão por período
Guia rápido
O que um sistema para escolas precisa resolver primeiro
Antes de comparar telas, vale entender onde o tempo da equipe é consumido hoje. Na maioria das escolas, o gargalo está na primeira resposta e na falta de registro.
Atendimento em equipe no mesmo número de WhatsApp
Um número, várias pessoas atendendo, sem perder o controle de quem respondeu o quê. Departamentos e permissões definem o escopo de cada perfil, e o histórico fica na plataforma em vez do celular pessoal.
SLA de primeira resposta como indicador de gestão
Quando a família espera demais, o interesse esfria. Medir o tempo de primeira resposta, com alerta do que estourou o prazo, transforma uma percepção vaga em meta que a equipe consegue acompanhar.
Agenda e lembrete automático para visita e experimental
Visita à escola e aula experimental são os momentos em que a matrícula se decide. Com agenda integrada e lembrete automático, a coordenação reduz a falta e mantém o compromisso vivo.
Dúvidas frequentes
Kyreos para escolas
Quantas pessoas podem atender no mesmo número de WhatsApp?
A equipe inteira que precisar: secretaria, coordenação, comercial e direção, cada uma com o seu acesso. As conversas ficam distribuídas por departamento e fila, com responsável e status visíveis para todos os perfis autorizados.
Consigo ver quanto tempo a família esperou pela primeira resposta?
Sim. O SLA de primeira resposta é configurável e o painel mostra os atendimentos dentro e fora do prazo, além do histórico no relatório de atendimento.
A agenda da escola precisa migrar para outro sistema?
Não é obrigatório. A Kyreos tem agenda própria e pode espelhar os compromissos no Google Calendar da escola, com importação dos eventos já existentes quando você quiser.
Dá para atender por voz sem sair da plataforma?
Sim, quando o módulo de ligações está ativo no plano da escola. A ligação é feita pelo WhatsApp e o registro fica vinculado ao atendimento daquela família.
Como a direção acompanha o funil de matrícula?
O CRM mostra os cards por etapa, de lead a matrícula, com etiquetas de segmentação e acompanhamento de valores e período. Assim a direção sabe quantas famílias estão em cada fase e onde a conversão trava.
Comece com a Kyreos
Menos conversa perdida na secretaria, mais família atendida no prazo.
Converse com a nossa equipe e veja o atendimento em equipe, o SLA e a agenda funcionando com a rotina da sua escola.
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