Cadastro de alunos
Quando a família pergunta em que turma o filho está, quanto tempo falta para o fim do módulo ou se existe vaga no horário da noite, a resposta costuma estar em três lugares diferentes. O cadastro de alunos do nicho Escolas reúne essas informações em uma ficha única, dentro da plataforma de atendimento, com o histórico da conversa no mesmo lugar.
Cadastro de alunos, gestão de matrículas e histórico de atendimento para escolas de idiomas, cursos livres, reforço, música e arte.
Ficha do aluno com curso, turma, turno, status da matrícula e etiquetas de acompanhamento
Cadastro de alunos
O cadastro de alunos do nicho Escolas fica na plataforma, ligado ao atendimento. Em vez de procurar o nome em três planilhas e em uma conversa antiga, a secretaria abre a ficha e responde a família com a informação que está na tela.
Nome, data de nascimento, série ou nível e as observações que a equipe precisa lembrar sobre ele, registradas no primeiro contato e editáveis depois.
Curso, turma e turno em campos próprios da ficha, o que permite ver de uma vez quem compõe cada turma e cada período.
Lead, aula experimental, matrícula ativa, trancada ou cancelada, com a data de matrícula registrada para acompanhar a entrada e a saída de alunos.
Busca por nome e filtros combinados de curso, turma, turno e status, além de etiquetas como aula experimental ou rematrícula pendente.
Rafael Nunes
Ficha do aluno · atualizada no atendimento
Histórico de atendimento: aula experimental em 08/09, matrícula fechada com a secretaria em 10/09 e lembrete de rematrícula no fim do módulo.
Exemplo de ficha, com os campos do cadastro de alunos do nicho Escolas.
O que trava a matrícula
Planilha em um computador, conversa em um celular e informação na cabeça de quem atende. Quando alguém precisa do dado, começa uma busca que atrasa a resposta para a família.
O arquivo que a secretaria usa fica salvo em um computador só, e cada pessoa que atende mantém a sua própria versão dos dados.
Curso, nível e situação do aluno estão no meio de um histórico de WhatsApp que ninguém consegue consultar depois.
Quando alguém entra de férias ou sai da equipe, leva junto o que sabia sobre a turma e sobre a família que estava negociando.
Sem registro de situação, ninguém sabe quem está no fim do módulo ou quem pediu para ser avisado quando abrir vaga naquele horário.
Recursos do cadastro
Recursos conectados para responder à família na hora, organizar a secretaria e acompanhar cada matrícula até o fim.
A plataforma importa a sua base por planilha (xlsx ou CSV) ou Google Sheets. As fichas de aluno são preenchidas e mantidas pela secretaria, já com o contato existente vinculado ao atendimento.
A secretaria abre a conversa da família e consulta a ficha sem trocar de sistema, então a resposta sai com curso, turma e situação corretos.
Marcar aluno que pediu vaga, que está no fim do módulo ou que aguarda retorno dá à coordenação uma lista de trabalho em vez de uma lembrança solta.
Combinar curso, turma, turno e status mostra quantos alunos estão em cada situação, o que apoia a decisão de abrir turma nova ou reforçar a busca pelo horário vago.
Chatbot no WhatsApp
O cadastro não é um sistema separado, com tela própria e login diferente. Ele fica onde a equipe já trabalha, do lado da conversa que trouxe a família até a escola.
Sistema para escolas e CRM de matrículasO bot pergunta curso, turno, nível e idade antes de transferir, e a secretaria recebe a conversa com as informações que compõem a ficha.
Com o contato da família já vinculado ao atendimento, a secretaria registra o aluno e deixa curso, turma, turno e status marcados desde o primeiro dia.
A experimental agendada aparece na ficha do aluno junto com a conversa, então o professor e a coordenação sabem o que foi combinado antes da matrícula.
No fim do módulo, a etiqueta de rematrícula pendente deixa claro quem precisa de contato e qual família aguarda vaga naquele horário.
Operação organizada
A conversa chega, o bot organiza o interesse e a secretaria registra o aluno com o contato já vinculado. A partir daí, cada agendamento e cada etiqueta mantêm a ficha em dia sem trabalho extra.
Guia rápido
Cadastro de alunos é a base da gestão de matrículas: sem dado confiável, a coordenação não sabe quantos alunos tem, em qual turma estão e quem está prestes a sair.
Quando cada pessoa mantém a sua planilha, a escola passa a ter versões diferentes da mesma informação. Centralizar a ficha na plataforma de atendimento elimina a dúvida sobre qual dado está correto.
Lead, aula experimental, matrícula ativa, trancada e cancelada mostram o ciclo do aluno. Com essa leitura, a coordenação enxerga a entrada e a saída de alunos e age no fim do módulo.
Filtrar por curso, turma, turno e status responde perguntas operacionais em segundos. A secretaria deixa de depender de quem lembra e passa a consultar o registro.
Dúvidas frequentes
Dados do aluno (nome, data de nascimento, série ou nível e observações), curso, turma e turno, status da matrícula com a data e etiquetas de acompanhamento. A ficha também mostra o histórico de atendimento daquele aluno na plataforma.
Ele passa a ser o lugar único dessas informações, com busca, filtros e histórico de atendimento ao lado. A planilha deixa de ser a versão oficial quando a equipe adota a ficha na plataforma.
Sim. A importação de contatos aceita planilha em xlsx, CSV ou txt e também uma planilha do Google Sheets. As fichas de aluno são preenchidas pela secretaria, já vinculadas ao contato que veio na importação.
A lista aceita busca por nome e filtros por curso, turma, turno e status, que podem ser combinados. A coordenação consegue ver, por exemplo, todos os alunos do nível intermediário no turno da noite.
Sim. As conversas, os agendamentos e as aulas experimentais daquele aluno ficam registrados e acessíveis a partir do atendimento, para a equipe responder com contexto.
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